Spécialiste de la dématérialisation de vos documents et de leur archivage à valeur probante
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Respect de la version 2009 de la Norme AFNOR NF Z42-013

Compliance et simplicité d'utilisation

 

Le Coffre Electronique d’Archivage Probatoire

Archivage électronique et sécurisé, notre solution ne nécessite pas de changement dans l'infrastructure en place : il vous suffit d'avoir un navigateur web.

 


ArchivesLegalSolutions.com© de DEVELOP+© vous permet d'archiver tous vos documents, simplement, facilement, et instantement, ou que vous soyez.

Le Coffre-fort électronique Communicant

  • L'intégrité,
  • La traçabilité,
  • La confidentialité,
  • La valeur probante
Notre coffre : Votre sécurité
  • Authentification forte
  • Contrôle d'intégrité
  • Confidentialité
  • Horodatage
  • Accusé de réception
  • Notarisation
  • Consignation à valeur probante
  • Reversibilité

La solution s'intègre très facilement.

Elle s'exploite en local ou distance.

 

USAGES DU COFFRE ARCHIVES LEGAL SOLUTIONS© de DEVELOP+ ®

 

Ce que vous pouvez archiver :

Elements de la DRH

Bulletins de paies

contrats

factures

Lettres/courriers

Exemples de pièces à télétransmettre qui peuvent être reversées dans le coffre d'Archives Legal Solutions© :

Dématérialisation du contrôle de légalité (‘Actes')

délibérations

délibérations de la Commission Permanente

contrats de travail

arrêtés nominatifs

acte d'engagement (marchés publics)

Dématérialisation des flux comptables (‘Helios')

mandats

pièces justificatives des mandats

titres de recette

pièces justificatives des titres de recette

états de paie

Autres dématérialisations

« bouquet social » : demandes de RMI, demandes d'APA,

COMBIEN DE TEMPS DES DOCUMENTS DOIVENT-ILS ETRE CONSERVES ?

•3 types d'archives

– Archives Vivantes                         1 - 6 ans                Besoins courants 

– Archives Intermédiaires è           7 – 30 ans             Besoin ponctuels 

–  Archives Historiques                   . . .                          Autre vocation

•Cadre légal pour les Collectivités Publiques

Art. R 1421-4 du Code général des Collectivités Territoriales  Décret n°88-849 du 28 juillet 1988, art. 4

– Conserver dans des bâtiments publics

– Opérer par des Agents publics

– Verser Archives Nationales

•Archivage et Achats Publics : une exigence d'archive vivante

– Plusieurs phases : Passation, Exécution et période de recours

– Plusieurs intervenants indépendants : Ordonnateur, Payeur, Contrôleur

 

Le coffre d'Archives Legal Solutions©, dont vous avez ici quelques usages, permet à partir d'une simple interface de développer les usages liés à la dématérialisation et à l'archivage, de manière rapide et simple et donnent le bénéfice des gains liés à la dématérialisation à valeur probatoire (légale).

Temps de conservation : saviez vous?

Factures

  • Gaz, électricité, eau : 5 ans (article 2277 du Code civil).
  • Téléphone : 1 an à partir du jour de paiement (article L.146 du code des P&T).
  • Biens de consommation : 2 ans (article 2272 du Code civil). Sans limitation de durée pour les objets coûteux (justificatif vis-à-vis de l'assureur).

Honoraires

  • Huissiers : 1 an .
  • Avocats, avoués, médecins, chirurgiens-dentistes : 2 ans .
  • Notaires : 5 ans (articles 2272 et 2273 du Code civil).

Banque 

  • Chèques : 10 ans au minimum.
    Les banques et La Poste gardent les relevés de compte pendant dix ans. Mais les particuliers ont intérêt à les conserver plus longtemps. En cas de litige pécuniaire avec un tiers, talons de chèques, tickets de paiement par carte et relevés de compte constituent un commencement de preuve.
  • Crédits à la consommation : 2 ans après la dernière échéance de remboursement (article 27 de la Loi du 10 janvier 1978).
  • Crédits immobiliers : 10 ans après la dernière échéance.
  • Crédits professionnels : 10 ans après la dernière échéance.
Santé
  • Carte vitale : En principe conservation durant toute la vie de l'individu même si un renouvellement des cartes sera probablement opéré durant sa vie.
  • Sécurité sociale : 2 ans pour les décomptes de remboursements de soins, avis d'arrêt de travail, certificats de grossesse, bulletins de versement d'allocations familiales. Ordonnances et feuilles de maladie sont soumises au même délai de prescription et passé deux ans, vous perdez le droit au remboursement des prestations auxquelles elles correspondent.
  • Dossiers médicaux : sans limitation de durée
Impôts
  • Impôt sur le revenu : 4 ans pour votre feuille d'imposition et toutes les pièces donnant droit à déduction (contrats d'assurances, justificatifs de frais de gardes, etc.). En effet, les services fiscaux peuvent réparer les omissions ou insuffisances d'imposition jusqu'à la fin de la troisième année qui suit l'année concernée.
  • Taxes d'habitation et foncières : 1 an pour les avis de recouvrement (article L173 du Livre des procédures fiscales).
  • Quittance de redevance TV : 3 ans à partir de la date de mise en recouvrement (décret 91-304 du mars 1992).

Assurance

  • Contrats et avenants : toute la période de validité .
  • Quittances : 2 ans (article L114/1 Code des assurances).
  • Dossier d'accidents corporels : sans limitation de durée .
  • Demande de résiliation : 2 ans . Gardez l'accusé de réception de la lettre adressée à votre assureur, ainsi que son double.
  • Factures des objets de valeur : sans limitation de durée . Justificatifs en cas de vol ou d'incendie.
  • Factures de garagiste : tant que vous possédez le véhicule . Mais aussi à posteriori pour prouver l'état de la voiture avant la vente.

Maison

  • Titre de propriété : sans limitation de durée .
  • Copropriété : 10 ans pour les décomptes des charges et les correspondances avec le syndic.
  • Contrat d'architecte : 10 ans à compter de la date de réception des travaux pour les dommages et malfaçons.
  • Locations : pendant toute la durée du bail et cinq ans après son expiration le bailleur et le locataire doivent conserver contrat, caution, état des lieux, quittances de loyer, factures de travaux d'amélioration justificatifs des charges d'entretien, actes d'huissier? (article 2277/1 du Code civil). pendant toute la durée du bail et cinq ans après son expiration le bailleur et le locataire doivent conserver contrat, caution, état des lieux, quittances de loyer, factures de travaux d'amélioration justificatifs des charges d'entretien, actes d'huissier? (article 2277/1 du Code civil).

Emploi

  • Salariés : jusqu'à la retraite pour les contrats de travail, bulletins de salaires, avis de paiement d'allocations de chômage, notifications d'arrêts de travail et bordereaux d'indemnités de Sécurité sociale, décomptes annuels de points.
  • Non salariés : jusqu'à la retraite pour les appels à cotisation. Les pièces varient selon les professions.
  • Retraités : sans limitation de durée pour l'accusé de réception du dossier de demande de retraite, le bordereau de reconstitution de carrière et les documents d'attribution de pension.

 

 

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